Factura proforma vs factura simplificada vs factura ordinaria: cuál emitir y cuándo
Factura proforma vs factura simplificada vs ordinaria en 2026: diferencias, límites de IVA deducible y cuándo estás obligado a emitir factura completa.
Cuando tienes que documentar una venta o un servicio, no todas las opciones son equivalentes. Usar el documento equivocado puede suponer que tu cliente no pueda deducirse el IVA, o que Hacienda no acepte tu justificante. Aquí tienes la guía definitiva para elegir bien.
Qué es una factura proforma (y por qué no tiene valor fiscal)
Una factura proforma no es una factura. Es un documento previo a la operación que funciona como presupuesto detallado o cotización formal. Su única función es informar al cliente del precio, el desglose y las condiciones antes de que decida comprar.
Puntos clave:
No genera IVA ni obligación tributaria alguna.
No se numera en la serie de facturas.
No se declara en el modelo 303 ni en el 347.
El cliente no puede usarla para deducirse nada.
- No tiene plazo legal de emisión ni requisitos formales estrictos.
Úsala cuando quieras presentar un presupuesto profesional o cuando un cliente extranjero la necesite para trámites aduaneros o de financiación. En cuanto la operación se confirme, emite la factura real correspondiente.
Qué es una factura simplificada y cuándo puedes emitirla
La factura simplificada (antes llamada "ticket") sí tiene validez fiscal, pero es un documento reducido: no requiere los datos completos del destinatario si no los solicita. Está regulada en el artículo 4 del Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).
Límites vigentes:
Hasta 400 € (IVA incluido) con carácter general.
- Hasta 3.000 € (IVA incluido) en sectores específicos: comercio al por menor, hostelería y restauración, actividades recreativas, transporte de personas, peluquerías, lavanderías y similares.
Limitación importante: Si el destinatario es un empresario o profesional que quiera deducirse el IVA soportado, la factura simplificada solo vale si incluye su NIF y domicilio. Sin esos datos, no puede deducir.
En la práctica: si vendes a consumidores finales (B2C) por importes dentro del límite, la simplificada es perfectamente válida y te ahorra trabajo. Si vendes a otros autónomos o empresas (B2B), lo más seguro es ir directamente a la factura completa.
Qué es una factura ordinaria (completa) y cuándo es obligatoria
La factura ordinaria es el documento estándar con todos los requisitos legales. Es obligatoria en estos casos:
El importe supera los límites de la factura simplificada.
El destinatario es un empresario o profesional que necesita deducir el IVA.
La operación está sujeta a retención de IRPF (en ese caso, además, debes incluir el porcentaje aplicable: 15% general o 7% para nuevos autónomos).
Lo exige expresamente el cliente.
- Operaciones intracomunitarias o con inversión del sujeto pasivo.
Datos obligatorios en una factura completa: número y serie, fecha de expedición, datos del emisor (nombre/razón social, NIF, domicilio), datos del destinatario (ídem), descripción de la operación, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y total. Si hay retención IRPF, también el tipo y el importe retenido.
Puedes generar facturas completas en PDF con todos los campos correctos desde el generador de facturas de Cuotia.
Tabla comparativa: proforma vs simplificada vs ordinaria
| Característica | Proforma | Simplificada | Ordinaria |
|---|---|---|---|
| Valor fiscal | ❌ Ninguno | ✅ Limitado | ✅ Completo |
| Genera IVA | ❌ No | ✅ Sí | ✅ Sí |
| El cliente puede deducir IVA | ❌ No | ⚠️ Solo con NIF incluido | ✅ Sí |
| Numeración obligatoria | ❌ No | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Límite de importe | Sin límite | 400 € (general) / 3.000 € (hostelería) | Sin límite |
| Retención IRPF | ❌ No aplica | ❌ No aplica habitualmente | ✅ Si corresponde |
| Obligatoria en B2B | ❌ | Recomendable evitar | ✅ Sí |
Errores frecuentes que debes evitar
1. Emitir solo la proforma y no la factura final. Si la operación se realiza, debes emitir factura real. La proforma no justifica el ingreso ante Hacienda.
2. Usar simplificada en operaciones B2B por comodidad. Tu cliente autónomo o empresa no podrá deducirse el IVA sin sus datos. Acaba generando reclamaciones y refacturaciones.
3. Olvidar la retención en facturas a empresas. Si prestas servicios profesionales a una empresa española, tu factura ordinaria debe incluir la retención de IRPF correspondiente. Consulta qué retención te aplica.
4. No controlar la numeración. Tanto las simplificadas como las ordinarias deben llevar numeración correlativa sin saltos. Si necesitas anular una, emite una factura rectificativa, nunca borres la original.
Verifactu y el futuro de la facturación
A partir del 1 de julio de 2027, los autónomos persona física estarán obligados a usar software de facturación homologado bajo Verifactu. Esto afecta tanto a facturas simplificadas como ordinarias. Las proformas, al no tener valor fiscal, quedan fuera del alcance de esta normativa. Si quieres entender qué implica para tu negocio, revisa nuestra guía en /verifactu.
Para el día a día, si aún no tienes claro cuánto IVA estás repercutiendo y declarando cada trimestre, la calculadora de IVA de Cuotia te ayuda a cuadrar el modelo 303 antes de cada plazo.
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*Esta información es orientativa y no sustituye el asesoramiento de un gestor o asesor fiscal. Ante dudas concretas sobre tu situación, consulta con un profesional.*
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